Wie Videokonferenzen gelingen

Adäquate Umgebung, intuitive Bedienung und verlässliche Technik sind das A und O einer erfolgreichen Videokonferenz. Hier erfahren Sie, worauf es ankommt.

Die Nutzung von Videokonferenz-Software und Hardware ist im vergangenen Jahr aufgrund der Corona-Krise sprunghaft angestiegen. Nicht immer haben Unternehmen ihre IT-Infrastruktur und die interne Organisation den Anforderungen der zahlreichen Online-Meetings angepasst. Damit eine Videokonferenz gelingt, bedarf es nicht nur einer qualitativ hochwertigen Kamera. Vielmehr geht es darum, den virtuellen Kontakt so angenehm, produktiv und barrierefrei wie möglich zu gestalten – fbMEDIA erklärt Ihnen, wie's geht.

Worin unterscheidet sich eine Videokonferenz von einer Telefonkonferenz?

Ob Mitarbeiter und Geschäftspartner übers Telefon oder via Videokonferenzen miteinander Kontakt aufnehmen, hängt immer von den gegebenen Bedürfnissen und Umständen hab. Hier beleuchten wir die wichtigsten Unterschiede beider Konferenztechniken.

  • Blickkontakt
  • psychologische Aspekte bezüglich der Kamera
  • Sinn und Zweck der Konferenz
  • Gruppengröße
  • unmittelbarer Austausch von Dokumenten
  • Umgebung
  • Internetverbindung

Ein wesentlicher Unterschied besteht in der Tatsache, dass man während der Video-Meetings visuellen Kontakt halten kann. Dies hat ganz nach Situation Vor- und Nachteile. Videokonferenz-Software wie Teams, Webex oder Zoom ermöglichen den Zugriff auf die Kamera des Computers, des Tablets oder des Smartphones. Somit erlaubt die Videokonferenz auch Formen der nonverbalen Kommunikation: Bei Verhandlungen mit Geschäftspartnern oder während kreativen Brainstorming-Sessions mit Kollegen ist es unerlässlich, auf Gestik und Gesichtsausdruck der Meetingpartner reagieren zu können, gleichzeitig spielt die Sprach- und Tonqualität eine entscheidende Rolle für effektive Meetings.

Sind diese Vorraussetzungen nicht gegeben kann das Phänomen der Zoom-Fatigue auftreten. Weitere Faktoren, die einen negativen Einfluss auf die Akzeptanz von Videokonferenzen haben, sind fehlende Pausenzeiten, generelle Zweifel an der Effizienz von Videokonferenzen oder das ungute Gefühl der Mitarbeiter ständig beobachtet zu werden.

Darüber hinaus sollten Sie beachten, dass nicht alle Meetings unbedingt in Form einer Videokonferenz geführt werden müssen. In manchen Fällen ergibt das Videotool keinen Sinn, zum Beispiel dann, wenn kein persönlicher Kontakt, sondern eher ein neutraler Informationsaustausch im Vordergrund steht. Auch die Gruppengröße spielt eine Rolle bei der Wahl der einen oder anderen Konferenztechnik. Eine Videokonferenz ist vor allem dann sinnvoll, wenn die Mitglieder des eingeloggten Teams nicht zu zahlreich sind und die Interaktion dadurch "überschaubar" bleibt. Im Gegensatz zum Telefon erlauben Videokonferenz-Plattformen die unmittelbare Einsicht und den Austausch von Dokumenten, welche auf den eigenen PC heruntergeladen werden können. Auch den Bildschirm kann man während des Meetings mit einem Kontakt teilen. Manchmal sprechen eine inadäquate Umgebung oder die fehlende Qualität der Internetverbindung gegen eine Videokonferenz.

Videokonferenzen in Homeoffice und Firma

Videokonferenzen können grundsätzlich im Homeoffice oder in der Firma stattfinden. Jedoch sind die Voraussetzungen nicht dieselben. Gerade beim Homeoffice besteht die Gefahr, dass die Kamera Momente des Privatlebens einfängt, welche nicht unbedingt mit Geschäftspartnern oder Kollegen geteilt werden sollen. Zudem sind digitale Ausstattung und Internetverbindung zu Hause meist schlechter als im Unternehmen, wodurch ein reibungsloser Ablauf der Videokonferenz behindert werden kann. Deshalb sollten Firmen mit Teams im Homeoffice daran denken, auch im Heim ihrer Mitarbeiter technisch einwandfreie Voraussetzungen, beispielsweise in Form eines Qualitativ hochwertigen Headsets und einer hochauflösenden Webcam zu schaffen. Wer oft von zu Hause aus arbeitet, sollte idealerweise ein separates Arbeitszimmer besitzen, in dem er nicht nur konzentriert arbeiten, sondern auch ungestört an Video-Meetings teilnehmen kann.

 

Welche allgemeinen Störfaktoren können bei virtuellen Meetings auftreten?

 

Störfaktoren können technisch, menschlich oder durch die Arbeitsumgebung bedingt sein.

Technische Probleme bei der Videokonferenz:

Wer hat das nicht erlebt? Eine stockende Videoübertragung, ein asynchroner Ton, ein unscharfes oder verzerrtes Bild der Kamera, ein Kontakt, der sich zu Beginn des Meetings erst nach mehreren zeit- und nervenraubenden Versuchen einloggen kann. Solche technischen Probleme sind nicht nur unangenehm, sie wirken auch äußerst laienhaft und sollten gerade beim Kontakt mit Geschäftspartnern unbedingt vermieden werden. Um dem entgegenzuwirken, sollte auf eine einwandfreie Konferenztechnik zurückgegriffen werden.

 

Menschliche Faktoren:

Manchmal kann aber auch die Technik gar nichts dafür und der unprofessionelle Ablauf der Videokonferenz ist auf menschlicher Seite zu suchen. Nicht jeder kennt sich ausreichend mit den verschiedenen Tools der Videokonferenz aus. Relativ einfache Dinge, wie Mikrofon und Kamera freischalten, sind für einige Mitarbeiter bereits eine Hürde. Kommt es dann zum Einsatz von komplexeren Funktionen, wie beispielsweise die Bildschirmfreigabe oder die Organisation des Teams in Untergruppen, geraten viele ungeübte Teilnehmer von Videokonferenz-Meetings in Schwierigkeiten. Hier empfiehlt sich die Möglichkeit auf eine fachkundige Hilfe mit kurzer Reaktionszeit zurückgreifen zu können, um die Mitarbeiter zu unterstützen.

 

Störendes Arbeitsumfeld:

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist das Arbeitsumfeld im Hintergrund. So kann es ausgesprochen störend sein, neben dem eigentlichen Kontakt die Kommunikationen anderer Personen zu hören. Aber auch auf das visuelle Umfeld ist zu achten. Bereits ein zu kontrastreiches Gemälde an der Wand oder die falsche Beleuchtung können ablenkend wirken. Das Arbeitsumfeld profitiert daher maßgeblich von einem ganzheitlichen Medienkonzept, das den realen Bedingungen vor Ort entspricht.

Störungen mit professioneller, einfach zu bedienender Technik und einem angemessenen Arbeitsumfeld vermeiden

Damit solche unangenehmen Störungen erst gar nicht auftreten, können Sie folgende Maßnahmen ergreifen, um das Videokonferenz-Erlebnis zu optimieren:

  • für ausreichende Bandbreite und stabile Internetverbindungen sorgen
  • in einwandfreies Informatik-, Video- und Tonmaterial investieren
  • intuitive, leicht zu bedienende Konferenzlösungen wählen
  • Mitarbeiter zu Moderatoren weiterbilden
  • spezifische Videokonferenz-Räume einrichten
  • dem Team konkrete Homeoffice-Guidelines bieten

Die IT-Infrastruktur Ihres Unternehmens sollte über Technik verfügen, welche den Anforderungen einer Videokonferenz-Lösung gerecht wird. Damit sich der audiovisuelle Kontakt so angenehm wie möglich gestaltet, sollten alle Konferenzteilnehmer über eine hochauflösende Kamera verfügen. Eine gute Tonqualität ist ebenso wichtig. Sparen Sie nicht an Headsets, Lautsprechern oder Mikrofonen. Raumakustik und Beleuchtung sollten ebenfalls beachtet werden. Wählen Sie eine intuitive, leicht zu bedienende Videokonferenz-Software wie Microsoft Teams und einfache Touchpanels. Sorgen Sie dafür, dass alle Mitarbeiter bei Online-Meetings autonom sind. Im Idealfall sollte jeder Angestellte die Rolle des Moderators übernehmen können. Weiterbildende Workshops können Ihnen bei diesem Ziel behilflich sein. Richten Sie spezifische Räumlichkeiten im Unternehmen ein, in denen die Mitarbeiter via Videokonferenz mit Kollegen und Geschäftspartnern Kontakt aufnehmen können, ohne vom Rest der Belegschaft gestört zu werden. Begleiten und beraten Sie auch solche Team-Mitglieder, die häufig von zu Hause aus arbeiten. Stellen Sie das nötige Material bereit und ermutigen Sie Ihre Homeoffice-Teams zur Einrichtung eines angemessenen Videokonferenz-Bereichs im eigenen Heim.

Spezialisierte Dienstleister wie fbMEDIA können Ihnen bei der Planung und Umsetzung Ihrer Videokonferenz-Lösungen kompetent unter die Arme greifen.

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