Wie Video­kon­fe­renzen gelingen

Adäquate Umge­bung, intui­tive Bedie­nung und ver­läss­liche Technik sind das A und O einer erfolg­rei­chen Video­kon­fe­renz. Hier erfahren Sie, worauf es ankommt.

Die Nut­zung von Video­kon­fe­renz-Soft­ware und Hard­ware ist im ver­gan­genen Jahr auf­grund der Corona-Krise sprung­haft ange­stiegen. Nicht immer haben Unter­nehmen ihre IT-Infra­struktur und die interne Orga­ni­sa­tion den Anfor­de­rungen der zahl­rei­chen Online-Mee­tings ange­passt. Damit eine Video­kon­fe­renz gelingt, bedarf es nicht nur einer qua­li­tativ hoch­wer­tigen Kamera. Viel­mehr geht es darum, den vir­tu­ellen Kon­takt so ange­nehm, pro­duktiv und bar­rie­re­frei wie mög­lich zu gestalten – fbMEDIA erklärt Ihnen, wie’s geht.

Worin unter­scheidet sich eine Video­kon­fe­renz von einer Telefonkonferenz?

Ob Mit­ar­beiter und Geschäfts­partner übers Telefon oder via Video­kon­fe­renzen mit­ein­ander Kon­takt auf­nehmen, hängt immer von den gege­benen Bedürf­nissen und Umständen hab. Hier beleuchten wir die wich­tigsten Unter­schiede beider Konferenztechniken.

  • Blick­kon­takt
  • psy­cho­lo­gi­sche Aspekte bezüg­lich der Kamera
  • Sinn und Zweck der Konferenz
  • Grup­pen­größe
  • unmit­tel­barer Aus­tausch von Dokumenten
  • Umge­bung
  • Inter­net­ver­bin­dung

Ein wesent­li­cher Unter­schied besteht in der Tat­sache, dass man wäh­rend der Video-Mee­tings visu­ellen Kon­takt halten kann. Dies hat ganz nach Situa­tion Vor- und Nach­teile. Video­kon­fe­renz-Soft­ware wie Teams, Webex oder Zoom ermög­li­chen den Zugriff auf die Kamera des Com­pu­ters, des Tablets oder des Smart­phones. Somit erlaubt die Video­kon­fe­renz auch Formen der non­ver­balen Kom­mu­ni­ka­tion: Bei Ver­hand­lungen mit Geschäfts­part­nern oder wäh­rend krea­tiven Brain­stor­ming-Ses­sions mit Kol­legen ist es uner­läss­lich, auf Gestik und Gesichts­aus­druck der Mee­ting­partner reagieren zu können, gleich­zeitig spielt die Sprach- und Ton­qua­lität eine ent­schei­dende Rolle für effek­tive Meetings.

Sind diese Vorraus­set­zungen nicht gegeben kann das Phä­nomen der Zoom-Fatigue auf­treten. Wei­tere Fak­toren, die einen nega­tiven Ein­fluss auf die Akzep­tanz von Video­kon­fe­renzen haben, sind feh­lende Pau­sen­zeiten, gene­relle Zweifel an der Effi­zienz von Video­kon­fe­renzen oder das ungute Gefühl der Mit­ar­beiter ständig beob­achtet zu werden.

 

Dar­über hinaus sollten Sie beachten, dass nicht alle Mee­tings unbe­dingt in Form einer Video­kon­fe­renz geführt werden müssen. In man­chen Fällen ergibt das Video­tool keinen Sinn, zum Bei­spiel dann, wenn kein per­sön­li­cher Kon­takt, son­dern eher ein neu­traler Infor­ma­ti­ons­aus­tausch im Vor­der­grund steht. Auch die Grup­pen­größe spielt eine Rolle bei der Wahl der einen oder anderen Kon­fe­renz­technik. Eine Video­kon­fe­renz ist vor allem dann sinn­voll, wenn die Mit­glieder des ein­ge­loggten Teams nicht zu zahl­reich sind und die Inter­ak­tion dadurch “über­schaubar” bleibt. Im Gegen­satz zum Telefon erlauben Video­kon­fe­renz-Platt­formen die unmit­tel­bare Ein­sicht und den Aus­tausch von Doku­menten, welche auf den eigenen PC her­un­ter­ge­laden werden können. Auch den Bild­schirm kann man wäh­rend des Mee­tings mit einem Kon­takt teilen. Manchmal spre­chen eine inad­äquate Umge­bung oder die feh­lende Qua­lität der Inter­net­ver­bin­dung gegen eine Videokonferenz.

Video­kon­fe­renzen in Home­of­fice und Firma

Video­kon­fe­renzen können grund­sätz­lich im Home­of­fice oder in der Firma statt­finden. Jedoch sind die Vor­aus­set­zungen nicht die­selben. Gerade beim Home­of­fice besteht die Gefahr, dass die Kamera Momente des Pri­vat­le­bens ein­fängt, welche nicht unbe­dingt mit Geschäfts­part­nern oder Kol­legen geteilt werden sollen. Zudem sind digi­tale Aus­stat­tung und Inter­net­ver­bin­dung zu Hause meist schlechter als im Unter­nehmen, wodurch ein rei­bungs­loser Ablauf der Video­kon­fe­renz behin­dert werden kann. Des­halb sollten Firmen mit Teams im Home­of­fice daran denken, auch im Heim ihrer Mit­ar­beiter tech­nisch ein­wand­freie Vor­aus­set­zungen, bei­spiels­weise in Form eines Qua­li­tativ hoch­wer­tigen Head­sets und einer hoch­auf­lö­senden Webcam zu schaffen. Wer oft von zu Hause aus arbeitet, sollte idea­ler­weise ein sepa­rates Arbeits­zimmer besitzen, in dem er nicht nur kon­zen­triert arbeiten, son­dern auch unge­stört an Video-Mee­tings teil­nehmen kann.

Stör­fak­toren können tech­nisch, mensch­lich oder durch die Arbeits­um­ge­bung bedingt sein.

Welche all­ge­meinen Stör­fak­toren können bei vir­tu­ellen Mee­tings auftreten?

Stör­fak­toren können tech­nisch, mensch­lich oder durch die Arbeits­um­ge­bung bedingt sein.

Tech­ni­sche Pro­bleme bei der Videokonferenz:

Wer hat das nicht erlebt? Eine sto­ckende Video­über­tra­gung, ein asyn­chroner Ton, ein unscharfes oder ver­zerrtes Bild der Kamera, ein Kon­takt, der sich zu Beginn des Mee­tings erst nach meh­reren zeit- und ner­ven­rau­benden Ver­su­chen ein­loggen kann. Solche tech­ni­schen Pro­bleme sind nicht nur unan­ge­nehm, sie wirken auch äußerst lai­en­haft und sollten gerade beim Kon­takt mit Geschäfts­part­nern unbe­dingt ver­mieden werden. Um dem ent­ge­gen­zu­wirken, sollte auf eine ein­wand­freie Kon­fe­renz­technik zurück­ge­griffen werden.

Mensch­liche Faktoren:

Manchmal kann aber auch die Technik gar nichts dafür und der unpro­fes­sio­nelle Ablauf der Video­kon­fe­renz ist auf mensch­li­cher Seite zu suchen. Nicht jeder kennt sich aus­rei­chend mit den ver­schie­denen Tools der Video­kon­fe­renz aus. Relativ ein­fache Dinge, wie Mikrofon und Kamera frei­schalten, sind für einige Mit­ar­beiter bereits eine Hürde. Kommt es dann zum Ein­satz von kom­ple­xeren Funk­tionen, wie bei­spiels­weise die Bild­schirm­frei­gabe oder die Orga­ni­sa­tion des Teams in Unter­gruppen, geraten viele unge­übte Teil­nehmer von Video­kon­fe­renz-Mee­tings in Schwie­rig­keiten. Hier emp­fiehlt sich die Mög­lich­keit auf eine fach­kun­dige Hilfe mit kurzer Reak­ti­ons­zeit zurück­greifen zu können, um die Mit­ar­beiter zu unterstützen.

Stö­rendes Arbeitsumfeld:

Ein wei­terer wich­tiger Aspekt ist das Arbeits­um­feld im Hin­ter­grund. So kann es aus­ge­spro­chen stö­rend sein, neben dem eigent­li­chen Kon­takt die Kom­mu­ni­ka­tionen anderer Per­sonen zu hören. Aber auch auf das visu­elle Umfeld ist zu achten. Bereits ein zu kon­trast­rei­ches Gemälde an der Wand oder die fal­sche Beleuch­tung können ablen­kend wirken. Das Arbeits­um­feld pro­fi­tiert daher maß­geb­lich von einem ganz­heit­li­chen Medi­en­kon­zept, das den realen Bedin­gungen vor Ort entspricht.

Stö­rungen mit pro­fes­sio­neller, ein­fach zu bedie­nender Technik und einem ange­mes­senen Arbeits­um­feld vermeiden

Damit solche unan­ge­nehmen Stö­rungen erst gar nicht auf­treten, können Sie fol­gende Maß­nahmen ergreifen, um das Video­kon­fe­renz-Erlebnis zu optimieren:

 

  • für aus­rei­chende Band­breite und sta­bile Inter­net­ver­bin­dungen sorgen
  • in ein­wand­freies Informatik‑, Video- und Ton­ma­te­rial investieren
  • intui­tive, leicht zu bedie­nende Kon­fe­renz­lö­sungen wählen
  • Mit­ar­beiter zu Mode­ra­toren weiterbilden
  • spe­zi­fi­sche Video­kon­fe­renz-Räume einrichten
  • dem Team kon­krete Home­of­fice-Gui­de­lines bieten
 

Die IT-Infra­struktur Ihres Unter­neh­mens sollte über Technik ver­fügen, welche den Anfor­de­rungen einer Video­kon­fe­renz-Lösung gerecht wird. Damit sich der audio­vi­su­elle Kon­takt so ange­nehm wie mög­lich gestaltet, sollten alle Kon­fe­renz­teil­nehmer über eine hoch­auf­lö­sende Kamera ver­fügen. Eine gute Ton­qua­lität ist ebenso wichtig. Sparen Sie nicht an Head­sets, Laut­spre­chern oder Mikro­fonen. Raum­akustik und Beleuch­tung sollten eben­falls beachtet werden. Wählen Sie eine intui­tive, leicht zu bedie­nende Video­kon­fe­renz-Soft­ware wie Micro­soft Teams und ein­fache Touch­pa­nels. Sorgen Sie dafür, dass alle Mit­ar­beiter bei Online-Mee­tings autonom sind. Im Ide­al­fall sollte jeder Ange­stellte die Rolle des Mode­ra­tors über­nehmen können. Wei­ter­bil­dende Work­shops können Ihnen bei diesem Ziel behilf­lich sein. Richten Sie spe­zi­fi­sche Räum­lich­keiten im Unter­nehmen ein, in denen die Mit­ar­beiter via Video­kon­fe­renz mit Kol­legen und Geschäfts­part­nern Kon­takt auf­nehmen können, ohne vom Rest der Beleg­schaft gestört zu werden. Begleiten und beraten Sie auch solche Team-Mit­glieder, die häufig von zu Hause aus arbeiten. Stellen Sie das nötige Mate­rial bereit und ermu­tigen Sie Ihre Home­of­fice-Teams zur Ein­rich­tung eines ange­mes­senen Video­kon­fe­renz-Bereichs im eigenen Heim.

 

Spe­zia­li­sierte Dienst­leister wie fbMEDIA können Ihnen bei der Pla­nung und Umset­zung Ihrer Video­kon­fe­renz-Lösungen kom­pe­tent unter die Arme greifen.